Die Absenderkennung sollte einen nachvollziehbaren Bezug zum Unternehmen oder zur Organisation haben. Entscheidend ist dieser Bezug – nicht die spätere Verwendung der Kennung.
Wahl der Kennung
Eine Kennung kann sich zum Beispiel auf den Namen des Unternehmens oder der Organisation, einen Handelsnamen, eine Marke oder einen Produktnamen beziehen. Auch Abkürzungen – etwa aus den Anfangsbuchstaben oder aus markanten Wortteilen des Unternehmensnamens – können geeignet sein, sofern der Zusammenhang erkennbar ist.
Allgemeine deutsche Begriffe wie "Sonne" oder "Arztpraxis" sind in der Regel zu allgemein und daher nicht als Kennung geeignet. Durch Zusätze können solche Begriffe jedoch geeignet werden.
Begründung des Bezugs
Ist der Bezug zwischen der Kennung und dem Namen des Unternehmens oder der Organisation offensichtlich, ist in der Regel keine zusätzliche Begründung erforderlich. Ist der Bezug nicht unmittelbar erkennbar, sollte er kurz und auf Deutsch erläutert werden. Ein Bezug zu einem Handelsnamen, einer Marke oder einem Produktnamen ist ausreichend.
Der bloße Hinweis auf eine gleichlautende Internetdomain genügt jedoch nicht; der Bezug muss zusätzlich begründet werden.
Begründungen in einer anderen Sprache als Deutsch können nicht berücksichtigt werden und führen zur Ablehnung der Kennung.
Angaben zum Inhaber
Als Inhaber der Kennung ist der vollständige und korrekte Name des Unternehmens oder der Organisation anzugeben. Der Name sollte möglichst genau so angegeben werden, wie er in den entsprechenden Registern (z. B. Firmenbuch oder Vereinsregister) eingetragen ist. Bei kraft Gesetzes eingerichteten Rechtsträgern ist der Name zu verwenden, der im jeweiligen Materiengesetz angegeben ist.
Die angegebenen Kontaktdaten sollten plausibel und korrekt sein.
Häufige Fehler, die zur Ablehnung der Kennung führen
- Der Name des Unternehmens ist offensichtlich unvollständig oder nicht korrekt.
- Die Begründung ist auf Englisch verfasst.
- Die Begründung beschreibt lediglich, wie die Kennung verwendet wird (z. B. für Terminerinnerungen oder zur Authentifizierung).
- Die Begründung verweist ausschließlich auf eine vom Unternehmen genutzte Domain.